Términos y Condiciones de Uso — AI LeMa

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante "T&C") regulan el acceso, registro y uso de la plataforma tecnológica AI LeMa (en adelante "la Plataforma"), desarrollada y operada por Barroso Cardona y Asociados SAS, sociedad por acciones simplificada constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con NIT 901.598.908-7 y domicilio en la ciudad de Bogotá D.C.

Artículo 2. Aceptación y vigencia del acuerdo

Los presentes T&C entrarán en vigor desde el momento en que ocurra cualquiera de los siguientes eventos, el que sea anterior:

• El Despacho manifieste su aceptación a la propuesta económica o contrato de suscripción del Operador.
• El usuario haga clic en el botón de "Acepto" o casilla equivalente presentada junto a estos términos.
• El Despacho o cualquiera de sus Usuarios utilice cualquier funcionalidad de la Plataforma.

La aceptación de estos T&C es plena, voluntaria e incondicional. Si usted no está de acuerdo con alguna de estas disposiciones, deberá abstenerse de usar la Plataforma.

Artículo 3. Definiciones

Para efectos de estos T&C, se entenderá por:

• Plataforma: El software AI LeMa, accesible en getlema.app, sus APIs y todos sus módulos funcionales.
• Operador: Barroso Cardona y Asociados SAS, desarrolladora y prestadora del servicio.
• Despacho / Cliente: Persona natural o jurídica que contrata el servicio bajo uno de los planes disponibles y actúa como administrador de su instancia.
• Usuario: Persona natural con credenciales de acceso otorgadas por el Despacho. Incluye roles de Administrador, Colaborador y Asistente.
• Datos del Despacho: Toda información ingresada por el Despacho o sus Usuarios a la Plataforma, incluyendo datos de clientes, procesos, actuaciones y documentos.
• Servicio: El conjunto de funcionalidades de gestión jurídica ofrecidas por la Plataforma.
• Plan: La modalidad de suscripción contratada (Solo, Pequeño, Mediano o Grande), con sus respectivos límites y precios.

Artículo 4. Requisitos de acceso

El uso de la Plataforma está reservado a personas naturales mayores de 18 años, abogados, auxiliares de la justicia, personal administrativo de despachos jurídicos y personas jurídicas que actúen como despacho suscrito.

Artículo 5. Registro del Despacho

El Despacho deberá registrarse en la Plataforma proporcionando información veraz, actualizada y completa. El Operador se reserva el derecho de verificar la información suministrada y de rechazar o cancelar registros que incumplan estos requisitos.

Artículo 6. Credenciales de acceso

Cada Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales, no compartirlas con terceros, notificar de inmediato al administrador ante cualquier uso no autorizado, y cambiar la contraseña temporal en el primer inicio de sesión. El Operador no será responsable por los daños derivados del incumplimiento de esta obligación.

Artículo 7. Planes disponibles

La Plataforma ofrece los siguientes planes de suscripción mensual (IVA incluido): Solo $450.000 COP / Pequeño $800.000 COP / Mediano $1.400.000 COP / Grande $2.800.000 COP / Corporativo por cotización. El Operador se reserva el derecho de modificar los precios con previo aviso de 30 días calendario.

Artículo 8. Descuento por pago anual

Los Despachos que opten por facturación anual recibirán un descuento del 15% sobre el precio mensual, equivalente a pagar 10,2 meses por 12.

Artículo 9. Programa Generación Cero (Beta)

Los Despachos que se unan durante el período beta recibirán 3 meses de acceso gratuito al Plan asignado y 50% de descuento sobre el precio estándar de su plan durante los meses 4 al 27 (24 meses). Este beneficio es incondicional por su condición de early adopter y no está sujeto a referidos ni a ninguna otra condición.

Artículo 10. Facturación y pago

El Despacho autoriza el cobro periódico según la modalidad elegida. La falta de pago en los plazos acordados podrá dar lugar a la suspensión del servicio conforme al artículo de suspensión por falta de pago.

Artículo 11. Uso permitido

La Plataforma está diseñada para la gestión interna de despachos jurídicos. El uso permitido incluye: registro de clientes y procesos, control de actuaciones y audiencias, gestión documental, comunicación interna del equipo y generación de reportes internos.

El plan de suscripción incluye almacenamiento de datos conforme a un uso razonable y esperado del servicio. En caso de que el consumo supere significativamente el uso ordinario y previsto para el plan contratado, el Operador se reserva el derecho de notificar al Despacho y acordar una solución.

Artículo 12. Usos prohibidos

Queda expresamente prohibido: acceder a datos de otros Despachos o usuarios no autorizados; usar la Plataforma para actividades ilícitas o contrarias a la ética profesional del abogado; intentar vulnerar, hackear o manipular los sistemas de seguridad de la Plataforma; usar ingeniería inversa, descompilar o copiar el código fuente; comercializar o sublicenciar el acceso a terceros sin autorización escrita del Operador; y usar herramientas automatizadas (bots, scrapers) para extraer información masiva. El incumplimiento faculta al Operador para cancelar el acceso de inmediato y sin indemnización.

Artículo 13. Rol del Operador frente a los datos

AI LeMa actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, en los términos de la Ley 1581 de 2012. El Despacho, como Responsable del Tratamiento, es el único responsable de la veracidad, exactitud y licitud de la información registrada; la autorización de los titulares de datos para su tratamiento; las decisiones jurídicas adoptadas con base en la información de la Plataforma; y el cumplimiento del secreto profesional frente a sus propios clientes.

Artículo 14. Limitación de responsabilidad del Operador

El Operador no será responsable por: errores u omisiones en la información registrada por el Despacho; decisiones jurídicas o de negocio tomadas con base en los datos de la Plataforma; pérdidas económicas o consecuencias legales derivadas del uso o mal uso; interrupciones causadas por fuerza mayor, fallas de subprocesadores o ataques cibernéticos externos; acceso no autorizado derivado del incumplimiento de obligaciones de confidencialidad por parte del Despacho; ni pérdida de información derivada de uso indebido o eliminación voluntaria por parte del Despacho.

Artículo 15. Confidencialidad e información jurídica sensible

La Plataforma procesa información que puede estar protegida por el secreto profesional del abogado (Ley 1123 de 2007). El Operador se compromete a no acceder al contenido de los datos del Despacho salvo para prestar soporte técnico expresamente solicitado, cumplir una orden judicial o legal, o resolver incidentes de seguridad. Todo acceso queda registrado en el log de auditoría de la Plataforma, visible para el administrador del Despacho.

Artículo 16. Disponibilidad del servicio y recuperación de datos

El Operador procurará una disponibilidad del servicio del 99% mensual. El Operador realiza copias de seguridad automáticas diarias. En caso de pérdida de información imputable al Operador, este hará sus mejores esfuerzos para restaurar la última versión disponible de los datos afectados. El Despacho podrá solicitar esta restauración a soporte@getlema.app.

Artículo 17. Comunicaciones — módulo de Novedades

Al aceptar estos T&C, el Despacho y sus Usuarios autorizan expresamente al Operador para comunicar, a través del módulo "Novedades" dentro de la Plataforma, información sobre nuevas funcionalidades, actualizaciones de seguridad (patches), integraciones, y cambios en los T&C o la Política de Privacidad. Estas comunicaciones son parte esencial de la prestación del servicio y no constituyen publicidad no solicitada.

Artículo 18. Naturaleza de las insignias

La Plataforma incluye un sistema de insignias y reconocimientos con fines exclusivos de motivación, reconocimiento simbólico y construcción de comunidad profesional.

Artículo 19. Limitaciones del sistema de insignias

Las insignias de AI LeMa: (1) No constituyen evaluación de desempeño laboral en ninguna de sus formas. (2) No tienen valor probatorio en procesos disciplinarios, laborales ni de cualquier otra índole. (3) No pueden ser utilizadas como fundamento para decisiones de personal, incluyendo pero sin limitarse a: ascensos, descensos, aumentos o reducciones salariales, sanciones o terminación del contrato de trabajo. (4) No equivalen a indicadores de productividad ni a metas de rendimiento. (5) Son opcionales: el administrador del Despacho puede activar o desactivar el módulo en cualquier momento.

Artículo 20. Propiedad del Operador

La Plataforma AI LeMa, incluyendo su diseño, código fuente, arquitectura, marca, logotipo, nombre, funcionalidades, documentación y contenidos propios, es propiedad exclusiva de Barroso Cardona y Asociados SAS, protegida por las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993, la Decisión Andina 351 de 1993 y demás normas de propiedad intelectual aplicables. Registros vigentes: DNDA (software) Radicación 1-2026-103993; SIC Marca Nominativa clase 42: Solicitud SD2026/0057921; SIC Marca Mixta clase 45: Solicitud SD2026/0057961.

Artículo 21. Propiedad del Despacho sobre sus datos

Los Datos del Despacho son de propiedad exclusiva del Despacho. El Operador no adquiere ningún derecho sobre ellos por el hecho de hospedarlos en la Plataforma. Al cancelar el servicio, el Despacho podrá exportar sus datos en los formatos disponibles antes del cierre definitivo de la cuenta.

Artículo 23. Suspensión por falta de pago

En caso de falta de pago, el Operador podrá: Días 1-30 de mora: enviar notificaciones de cobro, el servicio permanece activo. Días 31-60: suspender el acceso para escritura (el Despacho puede consultar pero no crear nuevos registros). Día 61 en adelante: cancelar la cuenta. Los datos serán conservados por 30 días adicionales para exportación antes de ser eliminados definitivamente.

Artículo 24. Cancelación voluntaria

El Despacho puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración. No se generan reembolsos por períodos ya facturados y no utilizados, salvo disposición legal en contrario.

Artículo 25. Exportación de datos al cancelar

Antes de la cancelación definitiva, el Despacho tendrá acceso por 30 días calendario para exportar todos sus datos en los formatos disponibles (Excel). Transcurrido este plazo, los datos serán eliminados de forma permanente e irrecuperable.

Artículo 26. Fuerza mayor

El Operador no será responsable por el incumplimiento o demora en las obligaciones derivadas de los presentes T&C cuando dicho incumplimiento sea consecuencia de causas ajenas a su control razonable, incluyendo pero sin limitarse a: desastres naturales, actos de guerra o terrorismo, decisiones gubernamentales, fallas generalizadas de internet o infraestructura de telecomunicaciones, ciberataques de terceros a pesar de las medidas de seguridad implementadas, o interrupciones en los servicios de subprocesadores esenciales.

Artículo 27. Terminación por incumplimiento

El Operador podrá cancelar el acceso de un Despacho o Usuario sin previo aviso ni indemnización en caso de: incumplimiento grave de estos T&C, uso fraudulento o ilícito de la Plataforma, o vulneración de los sistemas de seguridad.

Artículo 28. Cesión del contrato

El Operador podrá ceder los derechos y obligaciones derivados de estos T&C a una empresa sucesora, absorbente o a cualquier entidad que adquiera la Plataforma, previa notificación al Despacho con 30 días de antelación. El Despacho podrá cancelar su suscripción sin penalización dentro de dicho plazo si no acepta la cesión. El Despacho no podrá ceder su suscripción ni los derechos derivados de estos T&C a terceros sin autorización escrita previa del Operador.

Artículo 29. Modificaciones a los T&C

El Operador se reserva el derecho de modificar estos T&C en cualquier momento. Los cambios serán notificados al Despacho con al menos 15 días de antelación mediante correo electrónico. El uso continuado de la Plataforma tras la notificación implica la aceptación de las modificaciones.

Artículo 30. Ley aplicable y jurisdicción

Los presentes T&C se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia derivada de su interpretación o cumplimiento, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Artículo 31. Contacto

Para consultas, soporte o ejercicio de derechos: Soporte técnico: soporte@getlema.app · Privacidad y datos: privacidad@getlema.app · Asuntos legales y comerciales: info@getlema.app